Política de Privacidade

Esta Política de Privacidade descreve como a Prenote ("nós", "nossa") coleta, usa, armazena e protege suas informações pessoais, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais — LGPD (Lei nº 13.709/2018).

Prenote é uma marca de Conrado Sistemas · CNPJ 40.126.774/0001-88.

Contato de privacidade: privacidade@prenote.app

Os dois papéis da Prenote

A Prenote é controladora dos dados da sua conta, da sua cobrança e dos registros de segurança — decide por que e como tratá-los, e é a nós que você pede contas sobre eles.

A Prenote é operadora dos dados que o seu estabelecimento cadastra sobre os clientes dele: nós os tratamos em nome do estabelecimento e seguindo as instruções dele, que é o controlador desses dados (LGPD, arts. 5º, VI e VII, e 39). As regras dessa relação estão no Acordo de Tratamento de Dados.

1. Dados Pessoais que Coletamos

Dados de cadastro: nome completo, endereço de email, telefone, nome do negócio e senha (armazenada de forma criptografada).

Dados de uso: logs de acesso (IP, data e hora), funcionalidades utilizadas, preferências de configuração e dados de sessão.

Dados de pagamento: nome no cartão e últimos 4 dígitos. O processamento completo do pagamento é realizado diretamente pelo nosso parceiro de pagamentos — não armazenamos o número completo do cartão.

Dados dos clientes finais: nome, telefone, email e histórico de atendimentos dos clientes cadastrados por você na plataforma. Nesses casos, a Prenote atua como operadora de dados em nome de você (o controlador). Você é responsável por garantir a base legal adequada para o tratamento desses dados.

Dados de saúde dos clientes finais (dados sensíveis): respostas de anamnese e de outros formulários, fotos enviadas em formulários, perfil de saúde (patologias, medicamentos, contraindicações), medidas e avaliações, e registros de atendimento. São coletados pelo estabelecimento, que é o controlador — veja a seção 3.

Dados de mensagens (WhatsApp): mensagens trocadas via integração com WhatsApp Business, necessárias para o funcionamento da IA e do agendamento automático.

Crianças e adolescentes: só pessoas com 18 anos ou mais podem criar uma conta na Prenote (Termos de Uso). Os dados que um estabelecimento cadastra sobre os clientes dele, inclusive crianças e adolescentes, são tratados em nome dele, que é o controlador (veja "Os dois papéis da Prenote").

2. Finalidade e Base Legal (LGPD Art. 7)

3. Dados Pessoais Sensíveis de Saúde

Informações sobre saúde são dados pessoais sensíveis (LGPD, art. 5º, II) e têm regras próprias. Esta seção explica o que a Prenote faz — e o que nunca faz — com elas.

Quem decide

O estabelecimento que atende você é o controlador desses dados: é ele quem decide o que perguntar, o que registrar e por quanto tempo guardar, dentro dos prazos máximos da seção 7. A Prenote é o operador e apenas executa. Por isso, pedidos sobre esses dados são dirigidos ao estabelecimento — veja a seção 8.

A base legal usada pelo estabelecimento

A plataforma determina a base legal a partir de fatos que o próprio estabelecimento declara, e aplica a mesma regra a toda a organização — nunca formulário a formulário:

• Tutela da saúde (art. 11, II, "f"): quando o negócio é da área da saúde (fisioterapia, pilates, personal trainer, nutrição, psicologia, odontologia ou medicina) e há pelo menos um profissional ativo com registro em conselho de classe cadastrado. Nesse caso não se pede autorização: o formulário que o cliente preenche traz um aviso dizendo o que é coletado, para quê e com quem falar a respeito.
• Consentimento específico (art. 11, I): em todos os demais negócios — salão, barbearia, clínica de estética, cílios e sobrancelhas, manicure, massoterapia, podologia, outros e negócios sem tipo definido. Vale inclusive para uma clínica de estética que tenha um médico na equipe: um procedimento estético não é tutela da saúde. Nesse regime não existe prazo de guarda de conselho de classe, e por isso há um prazo máximo de retenção: 5 anos sem atividade, descrito na seção 7.

No regime de consentimento, a plataforma bloqueia o registro do perfil de saúde, das avaliações e dos links de resultado enquanto não houver autorização concedida. Essa autorização é colhida em formulário, por link ou presencialmente, é específica para dados de saúde e pode ser retirada a qualquer momento pelo mesmo link. Nos formulários já existentes, o cliente é informado no momento da coleta, e o estabelecimento decide se inclui a cláusula de autorização no modelo.

O que a Prenote nunca faz com esses dados

• Não os usa para marketing nem para segmentar campanhas.
• Não os vende nem os compartilha com terceiros para vantagem econômica (LGPD, art. 11, §4º).
• Não os envia a provedores de inteligência artificial.
• Não os usa para treinar modelos.

Segurança específica

• Acesso limitado por função e, para dados de saúde, também por vínculo de atendimento: quem tem o papel de profissional só alcança clientes que atendeu ou vai atender.
• Registro de acessos à consulta do perfil de saúde, à consulta de avaliações e à exportação de avaliações em PDF, guardado por 12 meses.
• Links de autorização e de resultado com prazo máximo de 30 dias, revogáveis a qualquer momento.
• Fotos enviadas em formulários ficam em armazenamento privado e são reprocessadas no envio, o que remove os metadados do arquivo original, inclusive localização.

4. Compartilhamento de Dados

Compartilhamos seus dados apenas com:

• Processadores de pagamento (ex.: Stripe): para processar cobranças de forma segura.
• Provedores de infraestrutura (ex.: AWS, Vercel): para hospedagem e operação da plataforma.
• APIs de Inteligência Artificial (ex.: OpenAI): para funcionalidades de IA, com dados minimizados e sem retenção para treinamento de modelos.
• WhatsApp Business API: para integração de mensagens e agendamento automático.
• Ferramentas de analytics (PostHog): para entender o uso do serviço. Recebem o identificador, o nome e o email de cada pessoa da equipe, as páginas visitadas e os cliques no painel, e gravações das sessões no painel com todo o texto e os campos mascarados e as imagens e vídeos bloqueados. Nos estabelecimentos que tratam dados de saúde, as gravações começam em 21/10/2026. Não dependem do aviso de cookies.
• Ferramentas de medição de anúncios (Google Analytics e Meta Pixel): somente se você aceitar no aviso de cookies, para medir visitas, cadastros e o resultado dos nossos anúncios. Veja a Política de Cookies.
• Meta, pela API de Conversões (envio a partir dos nossos servidores): somente se o responsável pela conta autorizar — aceitando os cookies de medição pouco antes de criar a conta (até 2 horas antes, no mesmo navegador) ou, depois, no cartão do painel indicado abaixo — e só para medir o resultado dos nossos anúncios. Nesse caso, quando a conta é criada, quando um período de teste começa e quando a primeira cobrança da assinatura é paga, a Prenote pode enviar à Meta, pelo servidor, o email, o telefone e o identificador do responsável pela conta em formato hash (SHA-256). No cadastro, também o endereço IP, o navegador e os cookies _fbp e _fbc. Na assinatura, também o valor e a moeda. A autorização vale por 12 meses. Para retirá-la, clique em Recusar em Gerenciar cookies(isso chega aos nossos servidores quando o responsável pela conta entra na plataforma nesse navegador) ou, no painel, vá em Configurações › Empresa › Dados da empresa, no cartão "Privacidade e cookies de marketing".

Dados de saúde não são enviados a APIs de inteligência artificial. Nas ferramentas de analytics, as gravações mascaram todo o texto e os campos e bloqueiam imagens e vídeos. Dos endereços das páginas e dos eventos de clique, removemos antes do envio os códigos de links e parâmetros como nome, email, telefone, CPF e buscas. Os eventos de clique podem trazer o texto do botão ou link clicado, e o nome e o email identificam a pessoa da equipe. O Google Analytics recebe os endereços com a mesma remoção (o endereço pode conter o código interno de um cadastro) e fica desligado nas páginas cujo endereço traz um código de acesso, um email ou uma busca (como redefinição de senha, convite, confirmação de email e buscas no painel). As páginas abertas pelos clientes dos estabelecimentos (agendamento, formulários, autorizações, orçamentos e resultados) não carregam o PostHog, o Google Analytics nem o Meta Pixel.

Não vendemos dados pessoais a terceiros. Todos os parceiros são contratualmente obrigados a proteger seus dados conforme a LGPD. A lista completa de suboperadores, com o que cada um recebe e onde opera, está no Acordo de Tratamento de Dados.

5. Transferência Internacional de Dados

Alguns de nossos parceiros de infraestrutura e serviços operam fora do Brasil (ex.: Estados Unidos). Essas transferências são realizadas com as garantias adequadas exigidas pela LGPD (Art. 33), incluindo cláusulas contratuais padrão e avaliações de adequação.

"Exterior" quer dizer fora do Brasil. O que cada fornecedor recebe está no Acordo de Tratamento de Dados.

Quanto aos dados de saúde: o banco de dados da plataforma fica no Brasil, na região de São Paulo, e é lá que ficam as respostas de formulários, o perfil de saúde, as medidas, as avaliações e os registros de atendimento. As fotos enviadas em formulários ficam no armazenamento de arquivos do nosso provedor de infraestrutura, fora do Brasil, com as garantias do art. 33.

6. Segurança dos Dados

• Comunicações criptografadas com TLS 1.2+.
• Dados em repouso protegidos com AES-256.
• Controle de acesso baseado em funções (RBAC) para funcionários.
• Monitoramento contínuo e alertas de segurança.
• Senhas armazenadas com hashing seguro (bcrypt).

7. Retenção de Dados

• Dados de conta e dados dos seus clientes: enquanto a conta existir. Cancelar a assinatura encerra a cobrança e não apaga nada por si só: os dados seguem disponíveis para exportação por, no mínimo, 30 dias. Esse é um prazo de disponibilidade, não de exclusão. Fora a regra específica de dados de saúde descrita abaixo, não há eliminação automática por tempo decorrido: a eliminação acontece a pedido (seção 8) e, a partir do pedido, corre um prazo de carência de 30 dias antes de ser executada, conforme o Acordo de Tratamento de Dados.
• Dados de pagamento: 5 anos (obrigação fiscal).
• Logs de acesso: 6 meses.
• Mensagens de WhatsApp: conforme configuração do usuário, máximo de 12 meses.
• Dados de análise de uso (PostHog): na eliminação da conta, a exclusão do perfil de cada pessoa da equipe no PostHog, com os eventos e as gravações, faz parte do processo de eliminação.
• Sua escolha sobre cookies de medição: no navegador, o cookie pn_consent dura 12 meses. Nos nossos servidores, a escolha do responsável pela conta (aceitou ou recusou, e quando) fica no cadastro da empresa, e uma autorização deixa de valer 12 meses depois de dada. Esse registro guarda só a escolha e as datas. Na eliminação da conta, o cadastro da empresa é anonimizado e esse registro permanece nele.
• Dados de saúde registrados sob tutela da saúde (art. 11, II, "f"): mantidos enquanto a conta existir. A Prenote não os exclui por tempo decorrido — o prazo de guarda é do profissional de saúde e do conselho de classe dele (LGPD, art. 16, I). Vale também para os registros já feitos por um estabelecimento que depois deixou de ter profissional com registro: cada registro mantém a base legal que valia quando foi criado. A eliminação acontece a pedido, conforme a seção 8.
• Dados de saúde, quando a base legal é a autorização do cliente (art. 11, I): no máximo 5 anos sem atividade. Passados 5 anos sem nenhum atendimento, resposta de formulário ou registro de saúde novo para aquele cliente, a finalidade se esgota (LGPD, art. 15, I) e a Prenote elimina a ficha de saúde, as avaliações físicas e as respostas de anamnese, admissão e autorização daquele cliente, com as fotos enviadas nelas. O prazo de 5 anos é o da pretensão de reparação por defeito do serviço (CDC, art. 27), que é a razão mais longa para guardar esses registros como defesa. O estabelecimento é avisado dentro da plataforma com 30 dias de antecedência e pode exportar o que precisar antes. Não são afetados: o cadastro do cliente, a agenda, o histórico financeiro, os demais formulários e o registro da autorização, que é a comprovação de que o tratamento anterior era lícito e só sai com a eliminação do cliente. Esta regra vale a partir de 31 de outubro de 2026.
• Registros de acesso a dados de saúde: 12 meses, com eliminação automática depois disso.
• Fotos enviadas em formulário e não vinculadas a uma resposta: 24 horas.

8. Seus Direitos como Titular (LGPD Art. 18)

Você tem direito a:

• Confirmar a existência de tratamento dos seus dados.
• Acessar seus dados pessoais.
• Corrigir dados incompletos, inexatos ou desatualizados.
• Solicitar anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários.
• Portabilidade dos dados para outro fornecedor de serviço.
• Eliminação dos dados tratados com base em consentimento.
• Informação sobre com quais entidades compartilhamos seus dados.
• Revogar consentimento a qualquer momento.

Para exercer seus direitos, acesse nossa página de direitos LGPD ou entre em contato: lgpd@prenote.app.

Você também tem o direito de peticionar contra a Prenote, em relação aos seus dados, à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) (LGPD, art. 18, §1º). Veja como na página de direitos LGPD.

Você é cliente de um estabelecimento que usa a Prenote? O responsável pelos seus dados é o estabelecimento que atende você, não a Prenote. Fale diretamente com ele — o contato costuma estar no formulário ou na mensagem que você recebeu. Se não conseguir, escreva para lgpd@prenote.app e encaminharemos o seu pedido. Os detalhes estão na página de direitos LGPD.

9. Cookies

Utilizamos cookies para autenticação, segurança, chat de suporte e analytics e, somente com o seu consentimento, para medição de anúncios. Você pode mudar essa escolha a qualquer momento em Gerenciar cookies. Veja nossa Política de Cookies para detalhes completos.

10. Dados do Google (Gmail e Google Agenda)

Você pode entrar na Prenote com a sua conta Google e, se quiser, conectar o Gmail do estabelecimento, o Gmail de cada profissional e o Google Agenda (Google Calendar) de cada profissional. Essas conexões são opcionais: sem elas, a Prenote funciona normalmente, só que sem o envio pelo Gmail e sem a sincronização da agenda. Esta seção explica o que a Prenote acessa pelas APIs do Google, por quê, e o que faz com esses dados.

O que acessamos e por quê

• Login com Google (nome, email e foto do perfil): para criar a sua conta e identificar você quando entra.
• Gmail — somente envio: em Configurações › Integrações, cada profissional pode conectar o próprio Gmail, e o proprietário ou um gerente pode conectar o Gmail do estabelecimento. A resposta que um profissional escreve em Mensagens › Email sai do Gmail dele, se ele conectou o seu; senão, do Gmail do estabelecimento. O destinatário vê como remetente o nome do profissional e o nome do estabelecimento. Uma cópia de cada resposta fica na pasta Enviados do Gmail que a enviou, e continua lá depois que esse Gmail é desconectado ou o profissional sai da equipe: com a permissão de somente envio, a Prenote não consegue apagá-la. Também lemos o endereço da conta conectada, para mostrar qual Gmail está ligado. A Prenote não lê, não lista, não altera e não apaga nenhum email da sua caixa: essa permissão nem é pedida. O endereço de resposta dessas mensagens é o da Prenote, então as respostas dos clientes chegam em Mensagens; um email que alguém escreva diretamente para o endereço Gmail fica só no Gmail, e a Prenote não o vê.
• Google Agenda: cada profissional que conecta a própria agenda passa a ter os agendamentos da Prenote criados, atualizados e removidos como eventos na agenda principal dele, com o serviço, o primeiro nome do cliente, a unidade do estabelecimento e um link para o agendamento. Os eventos não levam o telefone, o email nem as observações do cliente (eventos sincronizados até o início de outubro de 2026 podem trazer o cliente como convidado). A Prenote também lê os eventos da agenda principal (título, início e fim) no período que está na tela, para mostrá-los na Agenda da Prenote ao lado dos agendamentos. Esses eventos lidos não são gravados. O título aparece só para o próprio profissional; outros profissionais veem apenas que o horário está ocupado.

Papéis e base legal

Os dados da sua própria conta Google — perfil do login, tokens, endereço da conta conectada e eventos da sua agenda lidos para exibição — são tratados pela Prenote como controladora. O login é tratado para prestar o serviço (LGPD, art. 7º, V). O Gmail e o Google Agenda são tratados com base no seu consentimento (art. 7º, I), dado quando você escolhe conectá-los e autoriza o acesso na tela do Google; você o revoga a qualquer momento ao desconectar (veja "Retenção e exclusão"). Os dados dos clientes do estabelecimento que passam por essas integrações — o primeiro nome no evento da agenda, o endereço de email e o conteúdo das respostas enviadas pelo Gmail — são tratados pela Prenote como operadora, em nome do estabelecimento, que é o controlador (veja "Os dois papéis da Prenote"). Os seus direitos como titular estão na seção 8.

O que guardamos

• Os tokens de acesso do Gmail e do Google Agenda, criptografados com AES-256-GCM antes de irem para o banco de dados. Eles nunca aparecem no painel.
• O endereço da conta Google conectada ao Gmail do estabelecimento, ao Gmail de cada profissional e à agenda de cada profissional. O endereço do Gmail de um profissional só aparece para ele mesmo; o restante da equipe vê apenas se está conectado.
• Para cada resposta enviada pelo Gmail: a mensagem, no histórico da conversa com o cliente (como qualquer outra mensagem), e o identificador da conversa no Gmail, para que a resposta seguinte fique no mesmo fio na pasta Enviados.
• Para cada agendamento sincronizado: o identificador do evento criado no Google Agenda.
• No login com Google: nome, email, foto e os tokens que o Google emite para o login, com a proteção geral do banco de dados descrita na seção 6.

Como usamos e o que nunca fazemos

• Usamos os dados recebidos do Google apenas para as funções descritas acima — login, envio de respostas pelo Gmail e sincronização e exibição da agenda — que você vê e controla no painel.
• Não vendemos esses dados.
• Não os usamos para publicidade, inclusive anúncios personalizados, segmentação ou remarketing.
• Não os usamos nem os transferimos para desenvolver, melhorar ou treinar modelos generalizados de inteligência artificial ou de aprendizado de máquina, e não os enviamos a provedores de inteligência artificial.
• Ninguém da equipe da Prenote lê esses dados, exceto com a sua autorização expressa para um caso específico (um atendimento de suporte, por exemplo), quando for necessário para a segurança (investigar um abuso ou um incidente) ou para cumprir a lei.

Compartilhamento e transferência internacional

Não compartilhamos dados recebidos das APIs do Google com terceiros, exceto com os provedores de infraestrutura que hospedam a plataforma (banco de dados e hospedagem, listados no Acordo de Tratamento de Dados), quando a lei exigir, ou com a sua autorização. O banco de dados fica no Brasil; o próprio Google trata os dados das suas contas fora do Brasil, com as garantias descritas na seção 5.

Proteção

• Comunicação com o Google e com o seu navegador sempre criptografada (TLS).
• Tokens do Gmail e do Google Agenda criptografados com AES-256-GCM no banco de dados.
• Só o proprietário ou um gerente conecta e desconecta o Gmail do estabelecimento. O Gmail de um profissional só é conectado por ele mesmo, e é desconectado por ele, pelo proprietário ou por um gerente. A agenda de um profissional só é conectada ou desconectada por ele mesmo, pelo proprietário ou por um gerente.

Retenção e exclusão

• Desconectar o Gmail (Configurações › Integrações) apaga os tokens e o endereço guardados e revoga o acesso da Prenote junto ao Google. Se o Google recusar o acesso (revogado ou expirado), apagamos os tokens e pedimos que você reconecte. Desativar um profissional desconecta o Gmail dele da mesma forma. As cópias na pasta Enviados ficam no Gmail de quem enviou.
• Desconectar o Google Agenda apaga o token guardado, pede ao Google a revogação do acesso da Prenote e tenta remover da agenda do profissional os eventos que a Prenote criou. Se quiser conferir, a autorização também pode ser retirada pelo link do último item abaixo.
• O Google mantém uma única autorização por conta Google para a Prenote. Por isso, se a mesma conta Google ainda estiver conectada em outro lugar da Prenote (por exemplo, o Gmail e a agenda com o mesmo endereço, ou o mesmo Gmail como do estabelecimento e de um profissional), desconectar um deles apaga o token guardado mas não pede a revogação ao Google, para não derrubar a outra conexão. A revogação é pedida quando a última conexão daquela conta é desfeita, ou na eliminação da conta.
• As mensagens enviadas e os identificadores de conversa e de evento ficam enquanto a conta existir, como o restante do histórico (seção 7), e são eliminados a pedido (seção 8). Na eliminação da conta, pedimos ao Google a revogação dos acessos do Gmail, do Google Agenda e do login, removemos os eventos que a Prenote criou na agenda dos profissionais e apagamos os tokens.
• Você pode remover o acesso da Prenote a qualquer momento também pelo Google, em myaccount.google.com/permissions.

Uso Limitado

O uso e a transferência para qualquer outro aplicativo, pela Prenote, de informações recebidas das APIs do Google obedecerão à Política de Dados do Usuário dos Serviços de API do Google, incluindo os requisitos de Uso Limitado.

Prenote's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

11. Alterações nesta Política

Podemos atualizar esta Política a qualquer momento. Alterações relevantes serão comunicadas por email com antecedência razoável. A data de "última atualização" no topo desta página indica a versão vigente.