Acordo de Tratamento de Dados

1. Objeto e Papéis

Este Acordo regula o tratamento, pela Prenote, dos dados pessoais que você — o estabelecimento ou profissional titular da conta — cadastra ou coleta na plataforma sobre os seus próprios clientes.

• Você é o controlador (LGPD, art. 5º, VI): decide por que e como esses dados são tratados.
• A Prenote é o operador (LGPD, arts. 5º, VII e 39): trata esses dados em seu nome e conforme as suas instruções.
• Para os dados da sua conta — cadastro da equipe, cobrança, logs de segurança — a Prenote é controladora, e isso está descrito na Política de Privacidade. Este Acordo não trata deles.

O Acordo vigora enquanto a sua conta existir e sobrevive a ela no que for necessário para cumprir a seção 11.

2. Instruções do Controlador

As suas instruções são o uso que você faz da plataforma e as configurações que você escolhe nela. A Prenote trata os dados dos seus clientes apenas para:

• fornecer os recursos que você usa (agenda, cadastro, formulários, mensagens, financeiro, avaliações);
• manter o serviço disponível, seguro e livre de fraude;
• cumprir obrigação legal ou ordem de autoridade competente.

Qualquer outra finalidade depende de nova instrução sua, por escrito. Em especial, a Prenote não usa os dados dos seus clientes para marketing próprio e não os vende.

Dados de saúde e inteligência artificial

Respostas de formulários e anamneses, fotos enviadas em formulários, perfil de saúde, medidas, avaliações e registros de atendimento não são enviados a provedores de inteligência artificial, não alimentam treinamento de modelos e não são compartilhados com terceiros (LGPD, art. 11, §4º). Essa separação é coberta por um teste automatizado, que falha se algum recurso de IA passar a ler esses registros.

Os recursos de IA que você escolhe usar — sugestão de resposta no WhatsApp, Instagram e email, geração de textos de marketing, transcrição de voz — enviam ao provedor apenas o conteúdo necessário àquele recurso. Se você não quiser que um conteúdo chegue a um provedor de IA, não use o recurso de IA sobre ele.

3. Categorias de Titulares e de Dados

Titulares: os clientes finais do seu estabelecimento e as pessoas da sua equipe.

Dados comuns: nome, telefone, email, CPF, data de nascimento, observações, histórico de agendamentos e atendimentos, lançamentos financeiros, mensagens trocadas nos canais conectados e mídias enviadas.

Dados pessoais sensíveis de saúde (LGPD, art. 5º, II), quando você usa os recursos que os coletam: respostas de anamnese e de formulários, fotos enviadas em formulários, perfil de saúde (patologias, medicamentos, contraindicações), medidas e avaliações, e o registro do atendimento.

4. Confidencialidade e Acesso da Equipe Prenote

A equipe da Prenote acessa os dados dos seus clientes apenas para prestar suporte solicitado por você e para manter a segurança da plataforma, e está obrigada a sigilo.

O acesso administrativo à sua conta acontece por uma sessão de impersonação: ela é liberada por um token assinado, de uso único e com validade de segundos, e o início da sessão é registrado no seu registro de auditoria, em Configurações → Auditoria, antes de qualquer acesso — mesmo que a equipe apenas consulte e não altere nada. Toda ação registrada durante a sessão fica, além disso, marcada como impersonação. O acesso por impersonação não amplia o alcance de quem o usa: as regras da seção 5 continuam valendo.

5. Medidas de Segurança (LGPD, art. 46)

• Cada requisição é executada no escopo da organização autenticada: uma conta não alcança os registros de outra.
• Controle de acesso por função. Para os dados de saúde há uma restrição adicional por vínculo de atendimento: quem tem o papel de profissional só alcança o perfil de saúde e as avaliações de clientes que atendeu ou vai atender; proprietário e gerente alcançam todos.
• Registro de acessos à consulta de perfil de saúde, à consulta de avaliações e à exportação de avaliações em PDF, guardado por 12 meses e depois eliminado automaticamente.
• Fotos enviadas em formulários ficam em armazenamento privado e são reprocessadas no envio, o que remove os metadados do arquivo original, inclusive localização (EXIF/GPS).
• Os links de autorização de dados de saúde e de resultado de avaliação são assinados, têm prazo máximo de 30 dias, podem ser revogados e não guardam o token em banco — apenas o seu hash.
• Comunicação criptografada em trânsito (TLS) e senhas guardadas apenas como hash.

6. Suboperadores

Você autoriza a Prenote a contratar os suboperadores abaixo. Mudanças nesta lista são publicadas nesta página com pelo menos 15 dias de antecedência.

Alguns deles tratam apenas dados da sua conta, e não dos seus clientes; estão listados assim mesmo, por transparência.

7. Transferência Internacional (LGPD, art. 33)

O banco de dados da plataforma, a execução da aplicação e a renderização de vídeos ficam no Brasil, na região de São Paulo. Os suboperadores marcados como Exterior na seção 6 tratam dados fora do país.

Isso alcança dados de saúde em um ponto específico: as fotos enviadas em formulários ficam no armazenamento de arquivos, fora do Brasil. As demais informações de saúde — respostas, perfil, medidas, avaliações e registros de atendimento — ficam no banco de dados, no Brasil.

As transferências para o exterior são feitas com as garantias exigidas pelo art. 33, incluindo cláusulas contratuais com cada provedor.

8. Incidentes de Segurança

Se houver um incidente de segurança que possa acarretar risco ou dano relevante aos titulares, a Prenote comunicará você sem demora injustificada, com as informações de que dispuser e que sejam necessárias para você cumprir o art. 48 da LGPD: descrição dos dados afetados, titulares envolvidos, medidas técnicas adotadas, riscos e medidas de mitigação.

A comunicação à ANPD e aos titulares cabe a você, como controlador. A Prenote presta o apoio razoável que você precisar para fazê-la.

9. Apoio aos Direitos dos Titulares

O pedido do titular é dirigido a você, que é o controlador. A Prenote fornece os meios para você atendê-lo:

• Acesso e portabilidade: exportação dos dados de um cliente pelo painel, em formato estruturado, disponível para proprietário e gerente.
• Correção: edição direta no painel.
• Eliminação: exclusão do cadastro pelo painel ou, para a eliminação completa dos registros, pedido por lgpd@prenote.app, executado conforme a seção 11.
• Revogação da autorização de dados de saúde: pelo mesmo link que o cliente recebeu, a qualquer momento, ou registrada pela sua equipe a pedido dele. A revogação bloqueia novos registros de saúde e revoga os links de resultado de avaliação que estiverem ativos; os registros já existentes continuam disponíveis para consulta até que a eliminação seja pedida (LGPD, art. 8º, §5º) ou até que se complete o prazo de retenção da seção 11, o que acontecer primeiro.

Se um titular procurar a Prenote diretamente, nós o encaminhamos a você e avisamos você do pedido — não respondemos por conta própria sobre dados de que você é controlador.

10. Relatório de Impacto e Registro das Operações

Mediante solicitação, a Prenote fornece as informações de que dispõe para apoiar o seu relatório de impacto à proteção de dados (art. 38) e o seu registro das operações de tratamento (art. 37). Esta página, a Política de Privacidade e a Política de Cookies descrevem as operações que a Prenote realiza como operadora. Pedidos por lgpd@prenote.app.

11. Término e Retenção

Retenção máxima dos dados de saúde no regime de autorização

Quando a base legal dos dados de saúde é a autorização do cliente (art. 11, I) — ou seja, quando o seu negócio não é o de um profissional de saúde com registro em conselho —, não há prazo de guarda de conselho de classe a cumprir, e o tratamento termina quando a finalidade se esgota (art. 15, I). A partir de 31 de outubro de 2026, a Prenote elimina os dados de saúde de um cliente depois de 5 anos sem atividade— sem nenhum atendimento, resposta de formulário ou registro de saúde novo para aquele cliente nesse período. O prazo é o da pretensão de reparação por defeito do serviço (CDC, art. 27), que é a razão mais longa para guardar esses registros como defesa (art. 11, II, "d").

São eliminados: a ficha de saúde, as avaliações físicas e as respostas de formulários de anamnese, admissão e autorização, com as fotos enviadas nelas. Não são eliminados: o cadastro do cliente, a agenda, os lançamentos financeiros, os demais formulários e o registro da autorização, que é a sua comprovação de que o tratamento anterior era lícito (art. 8º, §2º) e sai apenas com a eliminação do próprio cliente. O proprietário da conta é avisado dentro da plataforma com 30 dias de antecedência, com a quantidade de clientes afetados — nunca os nomes —, e a eliminação fica registrada no log de auditoria da organização. Se precisar guardar algum desses registros, exporte-os antes pelo painel.

Se você é profissional de saúde com registro em conselho, esta regra não se aplica a você: no regime de tutela da saúde (art. 11, II, "f") a Prenote não elimina registros por tempo decorrido, porque o prazo de guarda é seu, não nosso (art. 39).

Término da conta

O fim da assinatura, por si só, não apaga os dados dos seus clientes: enquanto a conta existir, eles seguem disponíveis para consulta e exportação — por, no mínimo, 30 dias após o cancelamento, como diz a seção 7 da Política de Privacidade. Aquele prazo é de disponibilidade; o prazo de 30 dias do parágrafo seguinte é outro, e só começa a correr quando a eliminação é pedida. Se você é profissional de saúde, exporte os seus registros antes de pedir o encerramento — o prazo de guarda exigido pelo seu conselho de classe é responsabilidade sua, não da Prenote (LGPD, art. 39).

Pedida a eliminação da conta, ela é executada após um período de carência de 30 dias, durante o qual o pedido pode ser cancelado e os dados ainda podem ser exportados. Você é avisado por email quando o pedido é registrado e quando ele é concluído.

Sobrevivem à eliminação, nas hipóteses do art. 16 da LGPD e já anonimizados em relação ao titular: os lançamentos fiscais e financeiros (5 anos), o histórico de envio de emails, a lista de descadastro e o próprio registro do pedido de eliminação, que é a comprovação de que ele foi cumprido.

12. Responsabilidades (LGPD, arts. 42 a 45)

Cada parte responde pelos seus próprios deveres.

Você, como controlador, responde por definir a base legal de cada tratamento, informar os seus clientes, obter as autorizações necessárias, manter o sigilo profissional e declarar com veracidade o seu tipo de negócio e os registros profissionais da sua equipe — informações que determinam o regime de dados de saúde aplicado pela plataforma.

A Prenote, como operadora, responde quando deixar de cumprir as obrigações deste Acordo ou agir fora das suas instruções.